はじめに
先日のAWS Summit Tokyo 2024 はAWSサービス理解の深掘り含め、AWSを利用したサービス、仕事のモチベーション、Builderとしての考え方など、めちゃくちゃ多くのインサイトと興奮を与えてくれました。
が、今回はそんなAWSの話ではなくて、その翌日に開催しました、弊社"はじめて"の社内対談イベント(オフライン・オンラインのハイブリッド開催)裏側をブログにしていこうと思います。
ブログのゴール
・社内イベント実行までのタスクを整理すること。
・イベント事例を共有して、他企業、チーム等の参考にしてもらうこと。
※それぞれ企業・部署・チームの差異はあるため、とある部署の一例として参考下さい。
対象読者
・イベントを企画したいが、事例が見当たらない方
・ハイブリッド配信の構築方法を知りたい方
社内対談イベントの内容説明
企画背景
私の所属している部署(クラウド事業本部)は、AWSに特化したSES / 受託開発 のハイブリッドな部署です。
そのためSESあるあるとは思います、以下の問題がありました。
・自分以外の別チーム/受託開発チームが何をしてるかワカラナイ
・本社の実態がワカラナイ
このような背景から、本社メンバと部署メンバでそれぞれのスコープを対談できるためのイベントを企画しました。
実行メンバー
イベントを企画を切り出した、管理本部長と部署リーダ(私)がメインとなりイベント内容を詰めていきました。
その内容に対して、ボランティアメンバがツッコミをして更に煮詰めていく形でイベント内容をブラッシュアップしていきました。
・管理本部長 (1名) ：イベントの発案者であり、各部署との調整や登壇者のスケジュール管理、財務管理を担当。
・部署リーダ (1名) ：イベント企画・構成担当、ドキュメント系作成を担当。
・ボランティア (3名)：イベント案出し・ツッコミ要員。当日会場設営を担当。
※週１ 30分程度の打ち合わせ実施
※実務で影響が出ない程度の協力要請
実施場所
想定規模が20名程度だったため、社外の会議室を利用することはありませんでした。
・本社
イベント内容
イベントは以下３パターンの形式がありました。
質問コーナ(その場でQAも可)
それぞれスコープが異なるため、基本的な仕事内容から、汎用性が高い思考法、また登壇者の人柄が分かるような質問を意識。
・社長 ：「社長と会社の歴史」
(例)「社名の由来を教えてください！」
・営業部長 ：「部長から見る営業のおしごと」
(例)「部門として今後挑戦したいことは？」
・営業担当 ：「担当から見る営業のおしごと」
(例)「ぶっちゃけ部長は怖くない？」
・エンジニア：「エンジニアキャリアアップ」
(例)「技術に対してどう向き合ってるの？」
LTコーナ
HPや採用などで再利用できるようなLT資料を作成する。
当日来られないメンバの声を代弁できるような内容を意識。
・管理本部長：会社の売上、人数など”数字”で会社を説明するLT
・部署リーダ：”部署リーダが考えていること”を共有するLT
催し物コーナ
話を聞いてるだけでは飽きるため、最後に盛り上がるイベントとして企画。
いろいろ考えた結果ハイブリッドで可能なビンゴを選択。
各部長に相談して景品を用意できたこともあり、大変盛り上がる。
・ビンゴ大会
常設催し物コーナ
AWS Summitに行けなかったメンバもいるため、少しでも雰囲気を味あってもらいたい気持ちで SWAGを持ち寄り交換会を企画。
技術書典で購入した本のレンタルも企画。
・AWS Summit Tokyo 2024 SWAG大交換会
・技術書 レンタルコーナ
全体スケジュール
２ヶ月程度で企画から、イベント実施までを行う。
・4月：社内イベントの社内調整、企画書作成
・5月：スタッフ応募、イベント内容の決定、質問募集
・6月：質問項目作成、イベント実施
当日スケジュール
スタートが遅れたり、LTが長くなったりしたため、全体で30分程度超過する。
そのため最終的にクロージングされたのが、片付けを含めて17:00となる。
当日会場セッティング
当日配信構成図
音声、画像、映像を配信ソフト(OBS)へ入力
・オフライン会場の映像を配信ソフト(OBS)へフロー
・オフライン会場の音声をオフラインスピーカから出力、スピーカ横にあるマイクで収音して配信ソフト(OBS)へフロー
・プレゼン資料は会場モニタ出力、配信ソフト(OBS)へフロー
配信ソフト(OBS)からの出力
・配信ソフト(OBS)でミキシングしてGoogleMeetと、YouTubeへ出力
・配信ソフト(OBS)より、GoogleMeet参加者の音声は、オンラインスピーカから出力
イベント実行後の学び
学んだこと
・ボランティアメンバーが多様な視点を提供してくれたことで、より良い企画が生まれました。
・事前に登壇者と話し合い、QA表を事前に展開することで、スムーズな進行が可能になりました。
・今回のハイブリッド配信は趣味で配信をしているメンバの力を大いに借りていました。図解にすることで、AWSをつかって代用できるのではないかと思いました。
次回実施する際は、AWSを利用して配信を実施してみたいと考えてます。
反省点
・ハイブリッド形式の配信において前日テスト時には問題なく配信できていましたが、当日は音声が二重に聞こえたりと、音声・映像の品質管理に注意を払う必要がありました。
・アンケートの実施忘れ。終わったことに喜びすぎて、普通に忘れてました。
最後に
今後もチャレンジ精神を忘れず、自分のやりたいと思ったことは実現していきたいと思います。
そして、イベントに参加してくださった皆様、特に協力いただいた社長や部長、ボランティアメンバーに感謝いたします。
おまけ イベント写真
○イベント中写真
○会場写真
○常設催し物コーナ
・AWS Summit Tokyo 2024 SWAG大交換会
・技術書 レンタルコーナ
